Universidad de Santiago prepara cursos para facilitar uso de plataformas internas de gestión

Como medida de protección ante el avance del Coronavirus, la Universidad de Santiago decidió cerrar sus puertas hasta nuevo aviso. No obstante, las gestiones administrativas que sostienen a nuestra Institución se siguen desarrollando de manera "on-line".
Para apoyar a las y los funcionarios del Plantel en el uso de estas plataformas implementadas desde la Prorrectoría, se dispondrán tres cursos para que la comunidad universitaria pueda continuar con la gestión operativa, de acreditación y la planificación estratégica.
"Cada una de estas plataformas facilitará el trabajo de las unidades para el cumplimiento de los compromisos institucionales", señaló el Prorrector Dr. Jorge Torres Ortega.
De este modo, las y los funcionarios "pueden mantenerse en sus hogares, pero asociados al teletrabajo, garantizando el cumplimiento de todos los procesos esenciales de una institución estatal y pública como la Usach".
De acuerdo al Dr. Torres, estas herramientas digitales corresponden al Sistema de Trazabilidad Documental, a través del cual es posible realizar todo tipo de transacciones internas entre las unidades, como memorandos, contrataciones, pago de proveedores, etc.
Asimismo, se encuentra la plataforma de Acreditación de Carreras y Programas, que provee un sistema que acompaña a las unidades desde el proceso de autoevaluación hasta la elaboración de sus planes de mejora.
Por último, agregó el Prorrector, está el sistema para la Planificación Estratégica Institucional, que permite a cada Unidad Menor y Mayor, realizar un proceso de diagnóstico y generación de sus planes de desarrollo.
Plataformas
El Sistema de Trazabilidad Documental (STD) es una de las plataformas para las cuales las y los funcionarios que gestionan o generan documentación de contratos, memorandos, hojas de ruta, PAF y resoluciones, deben prepararse a través de las capacitaciones que prepara la Prorrectoría.
La plataforma se lanzó en 2019, y hasta la fecha, ha permitido reducir el tiempo de los procesos y cumplir con la política de cero papel. Actualmente, producto de la emergencia, su uso ha tenido un mayor alcance en nuestra Casa de Estudios.
El Jefe de la Unidad de Desarrollo de Proyectos de Tecnologías de la Información, Javier Donoso, indicó que si bien se están preparando las capacitaciones para el personal, la evaluación que realizan es "excelente, ya que los usuarios pueden saber en qué unidad se encuentra el trámite que enviaron y hacer seguimiento".
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La segunda plataforma de gestión es la del PEI 2030, una herramienta de gestión estratégica para las unidades académicas, sean estas Departamentos, Escuelas o Facultades. Su objetivo es entregar información relevante respecto al análisis interno y externo de la Universidad con miras a los desafíos de los próximos 10 años.
No solo colabora con hacer más eficiente los procesos institucionales claves, sino que además, permite ampliar la participación y facilitar la gestión y toma de decisiones de las unidades académicas.  
Según el Jefe del Departamento de Gestión Estratégica, Felipe Salgado, se tienen contempladas dos capacitaciones para el manejo de esta herramienta. Una de ellas se realizará a través de Moodle, donde los equipos directivos podrán descargar la información. Además encontrarán un instructivo para navegar en la plataforma y un video explicativo.
Salgado agregó que la segunda capacitación se desarrollará en vivo e irá dirigida a autoridades y equipo directivo de gestión. "Particularmente va a tratar una de las etapas de la plataforma donde se desarrollan proyectos para el 2020", detalló Salgado, adelantando que está contemplada para la segunda semana de abril y tiene como objetivo formular proyectos estratégicos de Departamentos y Facultades en el marco del PEI 2030.
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Y por último, encontramos el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Universidad de Santiago, que cuenta con una plataforma para los Procesos de Autoevaluación y Acreditación de las Carreras de Pregrado y para los programas de Postgrado.
La Jefa del Departamento de Calidad y Acreditación, Verónica Vistoso, señaló que esta permite realizar la sistematización de los procesos de autoevaluación de carreras y programas, tanto para aquellas con acreditación obligatorias, como aquellas no obligatorias, a través de los criterios establecidos por la CNA.
El principal objetivo de las plataformas desarrolladas es contar con una herramienta que permita: gestionar las evidencias, datos, indicadores y documentos de respaldo; construir, revisar y aprobar los distintos documentos involucrados en los procesos de autoevaluación de las carreras de pregrado y programas de postgrado; proponer, revisar, validar y aprobar los Planes de Mejoramiento; y realizar trazabilidad y seguimiento de los compromisos, planteados en los Planes de Mejora.
Esto entrega la posibilidad de controlar y garantizar, la calidad de la amplia oferta de carreras de pregrado y postgrado, generando una cultura de autorregulación y mejoramiento continuo en la Universidad de Santiago de Chile, indicó Vistoso.