Esta nueva Dirección de la Universidad de Santiago de Chile, comenzó sus actividades el pasado 11 de marzo, luego de la reestructuración de nuestra Prorrectoría, que contempló la incorporación de más capacidades para el desarrollo de servicios e infraestructura informática en la Universidad.
“Nuestra primera tarea fue levantar un diagnóstico y poner en marcha planes de modernización de los sistemas institucionales más importantes –gestión académica, trazabilidad documental y ERP institucional- además de un conjunto de sistemas satélites, que en los últimos años han entregado servicios de utilidad para la Universidad, pero que presentan un alto grado de obsolescencia tecnológica”, sostuvo la Dra. Carolina Bonacic Castro, directora de la DEI.
Según la investigadora, uno de los desafíos de esta dirección es consolidar un ecosistema de aplicaciones informáticas en torno a las necesidades de la comunidad Usach, y al mismo tiempo, que los tres grandes sistemas dialoguen entre ellos y con los sistemas satélites para facilitar la gestión de la Universidad. “Aquí hay un punto importante, porque en estos momentos los sistemas informáticos existentes no siempre apoyan bien en todas las áreas de la gestión universitaria, muchas veces se pierde tiempo en tareas manuales y repetitivas, y eso además tiende a generar inconsistencia de datos. Estamos trabajando para que los sistemas informáticos de la Universidad se orienten a sustentar una mejor calidad de vida para nuestra comunidad”, enfatizó la ingeniera.
Durante el segundo semestre de 2024, se pondrán en marcha un conjunto de modernizaciones a los sistemas informáticos principales de la Universidad, abordando áreas de eficiencia computacional, experiencia de usuario e integración de datos para apoyar la toma de decisiones y el análisis con mejor información.
En el sistema de trazabilidad documental (STD), la comunidad experimentará una clara mejoría en la eficiencia computacional a partir del mes de septiembre, y luego se introducirán de manera gradual diversas mejoras en la usabilidad de la plataforma que simplificarán los distintos trámites que se realizan diariamente. Dichas mejoras responden a un levantamiento de necesidades desarrollado de manera transversal a la comunidad de usuarios mediante entrevistas. En el sistema académico integrado (SAI), comenzarán a funcionar 35 nuevos módulos diseñados para facilitar el trabajo desde los distintos procesos de la docencia universitaria. También se pondrá en funcionamiento una plataforma de datos que facilitará la administración de la docencia conectando la planificación académica con los respectivos procesos de finanzas. En el ERP institucional, se integrarán sistemas satélites que contribuyen a facilitar la gestión administrativa y a resolver problemas recurrentes. Actualmente, los nuevos sistemas que están en fase final para ser puestos en marcha abordan el pago oportuno de facturas a proveedores, contratación de docentes y carrera funcionaria.
La Dra. Bonacic insistió en que esta Dirección confía plenamente en el capital humano avanzado con el que cuenta la Universidad, para elaborar soluciones desde nuestra institución, fomentando programas de colaboración directa con las y los integrantes de la comunidad Usach. “En la DEI, también, ponemos en práctica el principio del codiseño de soluciones. Primero, vamos a donde está el problema para empatizar con las necesidades de las personas. Después, nos concentramos en buscar soluciones en colaboración con los propios usuarios. La solución se divide en módulos principales que van siendo implementados gradualmente, para hacer posible que las personas tengan una experiencia temprana con el futuro sistema informático, y así tengan la oportunidad de reformular el diseño de los módulos que formarán parte de la solución final”, enfatizó la investigadora.
Nuevos servicios DEI
Usach Gestión, es una plataforma informática construida para generar aplicativos web que faciliten los distintos tipos de trámites que se realizan en la Universidad. Esta plataforma ya se está utilizando en la Vicerrectoría de Apoyo Estudiantil (VRAE), para gestionar las becas y beneficios, canalizando varios miles de postulaciones de estudiantes. También, los servicios de Usach Gestión se están extendiendo a las becas de la Vicerrectoría de Postgrado. La plataforma también facilita el trabajo de quienes deben recibir y procesar las solicitudes bajo el concepto de oficinas virtuales por donde se hacen circular las postulaciones. Pero los servicios de la plataforma no están restringidos sólo a becas y beneficios. “La ventaja de Usach Gestión, es que permite crear fácilmente nuevos casos de aplicación con sus respectivos formularios de solicitud y oficinas virtuales, y es por esto que sus servicios serán extendidos a otras áreas de la gestión universitaria donde existan requerimientos similares”, aseguró la directora de la DEI. También Usach Gestión está integrada a la plataforma Usach Atiende, cuyo objetivo es facilitar el acceso a todo tipo de información para el estudiantado.
Respecto de los denominados sistemas satélites, la DEI se encuentra trabajando en el desarrollo de otros 10 aplicativos web de variados tamaños y complejidades, los cuales serán integrados al ecosistema de herramientas que apoyan la gestión universitaria. Entre estos, existen variados sistemas de utilidad directa para el estudiantado tales como un nuevo sistema de reserva de horas y gestor de fichas de pacientes para el servicio de salud mental. También tenemos un localizador de salas de clases y otros espacios docentes. Este localizador está disponible dentro de la plataforma Usach Atiende. “Funciona como un buscador con un mapa simple e intuitivo; en este proyecto trabajamos con un grupo de estudiantes becados que se desplazaron por todos los puntos del Campus, haciendo un levantamiento de las salas de clases, pero no sólo con la identificación oficial de las aulas y su georreferenciación, sino que también, como popularmente se les conoce entre el estudiantado, como por ejemplo la Sala de la Mano en la Facultad de Arquitectura, para facilitar la localización. Esta iniciativa fue una colaboración entre estudiantes y profesionales de nuestra Casa de Estudios, lo cual representa bien el enfoque de colaboración virtuosa con la comunidad Usach que está impulsando la DEI”, concluyó la Dra. Bonacic.