La Plataforma de Trazabilidad Documental surge por una necesidad generada por la Contraloría General de la República, que solicita a las diferentes Instituciones del Estado trazar los diferentes trámites relacionados a compras públicas.
Durante el año 2018, la Universidad de Santiago de Chile comenzó a gestar una plataforma que le diera trazabilidad a esos trámites y procesos en las que trabajaban algunas unidades específicas como lo son: Adquisiciones, Dirección Jurídica, Contraloría Universitaria y Secretaría General.
Francisco Acuña Castillo, Jefe de la Unidad de Desarrollo de Proyectos de Tecnologías de la Información (DTI) de nuestra Universidad, comentó que a partir de esa experiencia pudieron darse cuenta que existían múltiples trámites al interior de la Usach entre distintas unidades que se hacían en formato papel. “Ese soporte solo puedes trazarlo desde que se fue de una unidad, hasta que llegó a la otra, pero lo que demora el trámite no tienes como ir trazándolo”.
Acto seguido Acuña se preguntó ¿qué pasa si ese papel se fue a otra Unidad? Explicó que tendrían que revisarse los libros de despacho unidad por unidad; “entonces a través de este medio digital – precisó- nosotros incorporamos el trámite de memorándums y simulamos este mismo uso de los memos entre unidades”
Añadió que lo que hizo el equipo de la DTI-Usach, fue cambiar el medio a digital, en donde se pueden encontrar componentes de trazabilidad, “como por ejemplo saber que un memorándum salió de tal unidad, llegó a X unidad en una fecha y si quedó en estado de aprobado o rechazo”, explicó.
“Nosotros disminuimos toda esta complejidad, que está demostrada es que cada unidad tenga sus propios memos, es decir el memo 500 del DTI, no es el mismo que el memo 500 del Departamento de Gestión Estratégica o de otra unidad” añadió el Jefe de la Unidad de Desarrollo de Proyectos de Tecnología de la Información.
La idea fue unificar toda la enumeración de los memos y ahora son todos institucionales, por lo que el memo 1 es para la Universidad, que tiene un remitente, un destinatario y son particularidades del mismo. “Ahora nosotros dentro de la misma plataforma los podemos encontrar” aclaró.
Acuña añadió que, además se lograron dinamizar algunos procesos como la solicitud de presupuesto, que antes era un trámite que demoraba cerca de dos semanas. “Hoy la Prorrectoría ahorra tiempo y recursos, porque esa gestión literalmente se hace en 5 minutos ya que todo el procedimiento es vía web”, destacó.
La plataforma cuenta con indicadores que suman al alrededor de 4.500 memos que se confeccionaron a nivel institucional durante el período junio-diciembre de 2019. Ante esto, las mismas unidades de nuestra Universidad reaccionaron a esta realidad por lo que se ha generado una baja sustancial el uso de papel y tinta.
Agilizar los procesos de trámites al interior de la Usach colabora con el cuidado al medioambiente y con la transformación digital del Plantel. Esto último no es solo marketing, es un tema más académico -explica Acuña- “significa cómo yo, identificado el proceso de comunicación entre unidades que se hacía a través de memorándums, le doy valor a través de un medio digital y ese valor se localiza en que me demoro menos en comunicarme, reduzco muchos recursos y puedo trazar cualquier tipo de trámite”.
Nuevas iniciativas
“En la actualidad estamos incorporando más trámites a esta plataforma, como los que se realizan en los contratos (honorarios y otros), porque nos dimos cuenta que a través de la tecnología electrónica avanzada podemos reducir muchísimo los tiempos en generar las contrataciones, por consiguiente, las fechas de pago”, explicó el Jefe de la Unidad de Desarrollo de Proyectos de Tecnología de la Información de nuestra Universidad.
Lo mismo ocurre en otras áreas como en el caso de las resoluciones a través de la firma electrónica en donde se puede hacer un proceso legal, masivo, completamente digital y reducir enormemente los documentos de prueba, logrando que todo esté disponible en la misma plataforma en caso de futuros estudios.
“Todo tiene respaldo digital y viene de la mano con la Ley de Transformación Digital del Estado que se promulgó a fines de noviembre del año pasado. Nosotros como Universidad vamos un paso adelante en lo que se nos va a pedir en los próximos 5 años, cuando el cuerpo legal exija que todos los procesos del Estado deban estar en un medio digital”, concluyó Francisco Acuña.
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Más en Usach al Día
En diciembre pasado se dio a conocer la renovación de seis plataformas digitales de nuestra Universidad. Trazabilidad documental ha logrado en corto tiempo desarrollar seguimiento de documentos, ahorro de recursos, reducción de tiempo, colaborar en el cuidado del medio ambiente al reducir el impacto del uso de impresos y trazar lo que el papel no puede.
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